Mit dem Wachstumschancengesetz wurde beschlossen, dass die Pflicht zur E-Rechnung kommt. Betroffen sind alle Handwerksbetriebe, die mit gewerblichen Auftragnehmern und gewerblichen Auftraggebern zusammenarbeiten.
Die Einführung der E-Rechnung führt zwar zu größeren organisatorischen und technischen Umstellungen in Unternehmen, stellt aber auch einen wichtigen Schritt zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen dar.
Pflicht im B2B-Bereich
Ab 01.01.2025 müssen Betriebe in der Lage sein, elektronische Rechnungen (im Format „XRechnung“ und „ZUGFeRD“) von anderen Unternehmen zu empfangen.
Ab 01.01.2027 müssen Betriebe, mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, in der Lage sein, elektronische Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger zu versenden.
Ab 01.01.2028 müssen dann auch Betriebe, mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro, in der Lage sein, elektronische Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger zu versenden.
Ausnahmen: die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrkarten
GoBD: alle E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, d.h. wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher
B2C: im Privatkundengeschäft müssen keine E-Rechnungen versendet werden
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält alle Rechnungsinformationen in strukturierter und maschinenlesbarer Form. Das verwendete XML-Format ermöglicht so eine automatisierte Weiterverarbeitung von empfangenen E-Rechnungen und eine durchgängig digitale Bearbeitung – von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung. Diese Optimierung führt bspw. zu großen Zeitgewinnen bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
Die E-Rechnungen unterscheiden sich in XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Während eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem menschenlesbaren PDF-Format und einem maschinenlesbaren XML-Format besteht, enthält die XRechnung dagegen ausschließlich das XML-basierte Rechnungsformat.
Welche Übertragungswege können für E-Rechnungen gewählt werden?
Der Empfänger einer E-Rechnung gibt den Übertragungsweg vor. Grundsätzlich bestehen folgende Möglichkeiten:
Übertragung per E-Mail: Es sollte eine gesonderte E-Mail-Adresse für E-Rechnungen verwendet werden
Weberfassung (erfassen der Rechnungsinhalte über ein Online-Formular der Internetseite bzw. ein Portal des Rechnungsempfängers)
Upload (hochladen von E-Rechnungen über die Internetseite bzw. ein Portal des Rechnungsempfängers)
Webservice (z.B. über PEPPOL)
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