Das Finanzgericht Köln hat festgelegt, dass jeder Unternehmer, der eine elektronische Kasse in seinem Betrieb nutzt, die Kassenprogrammierungen dokumentieren und aufbewahren muss. Fehlt die sogenannte Verfahrensdokumentation, darf das Finanzamt steuererhöhende Zuschätzungen vornehmen.
Darum ging es im Streitfall beim Finanzgericht Köln
In dem Streitfall beim Finanzgericht Köln wurde bei einem Bäckereibetrieb mit mehreren Filialen eine Betriebsprüfung durchgeführt. Wie nicht anders zu erwarten, widmete sich der Prüfer des Finanzamts besonders der steuerlichen Kassenführung. Dabei wurden folgende Mängel festgestellt:
- Es konnte keine Verfahrensdokumentation hinsichtlich der im System der elektronischen Registrierkassen vorgenommenen Änderungen vorgelegt werden.
- Die vorgelegten Kassendateien wiesen Lücken im Bereich der Transaktionen auf, die nicht geklärt werden konnten.
- Es wurde ein interner Vergleich zwischen den Warenaufschlagssätzen der Bäckerei und des betriebenen Cafés durchgeführt. Die Warenaufschlagssätze der Bäckerei waren niedriger.
- Eine Kaffee-Kalkulation führte zu ungewöhnlichen Werten.
Als Folge dieser Mängel erhöhte der Prüfer des Finanzamts die Bareinnahmen um 10 Prozent pro Jahr. Aufgrund der höheren Umsätze und des höheren Gewinns kam es zu hohen Umsatzsteuer- und Einkommensteuernachzahlungen samt Nachzahlungszinsen. Dagegen klagte der Bäcker.
Praxis-Hinweis: Der Fall landete schließlich beim Finanzgericht. In dem Beschluss erzielte der Kläger zwar einen Teilerfolg, weil die Richter die zehnprozentige Zuschätzung als zu hoch einstuften und eine fünfprozentige Zuschätzung als angemessen ansahen. Doch bei einer Zuschätzung und Steuernachzahlungen blieb es. Und eigentlich hauptsächlich deshalb, weil keine Dokumentation der Kassenprogrammierung vorgelegt werden konnte (BFH, Beschluss vom 6. Juni 2018, Az. 15 V 754/18)
Finanzverwaltung bestätigt den Beschluss des Finanzgerichts
Dass Prüfer des Finanzamts vom Unternehmer in bargeldintensiven Betrieben mit elektronischen Registrier- oder PC-Kassen die Verfahrensdokumentation anfordern und überprüfen sollen, kann auch einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF, Schreiben vom 19. Juni 2018, Az. IV A 4 – S 0316/13/10005 :053) und einer Verfügung der Oberfinanzdirektion Frankfurt (Verfügung vom 28. September 2018, Az. S 0316 A-010-St 3a) entnommen werden. Insbesondere Ausfallzeiten der einzelnen Registrierkassen müssen dokumentiert und aufbewahrt werden (BMF, Schreiben vom 19. Juni 2018, Rz. 2.1.6).
Was versteht man unter einer Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorischen und technisch gewollten Prozesse im Unternehmen. Bestandteil der Verfahrensdokumentation, die dem Finanzamt vorgelegt werden muss, sind unter anderem folgende Unterlagen und Aufzeichnungen: Kassieranweisungen und Kassenanweisungen für die jeweiligen Kassenbediener, Bedienungsanleitung für die elektronische Kasse, Beschreibung des internen Kontrollsystems zur Umsetzung der steuerlichen Vorgaben zur ordnungsmäßigen Kassenführung, Protokolle zu Programmierungen bzw. Änderungen an der Kassensoftware und Protokolle zu nachträglichen Programmänderungen.
Können diese Unterlagen nicht vorgelegt werden, stellt das einen schweren formellen Mangel dar, der das Finanzamt dazu berechtigt, Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn vorzunehmen (BFH, Urteil vom 25. März 2015, Az. X R 20/13).
Praxis-Tipp: Finden Sie vom Prüfer angeforderten Aufzeichnungen zur Verfahrensdokumentation nicht oder gibt es diese nicht, weil sie nicht geführt wurden, geben Sie das besser ohne Umschweife zu und warten nicht die fünfte oder sechste Mahnung des Prüfers zur Vorlage ab. Denn schlimmstenfalls brummt er Ihnen ansonsten zu den Steuernachzahlungen noch ein Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2b AO von mindestens 2.500 Euro auf.
Quelle: DHZ DeutscheHandwerksZeitung