Seit dem 1. Januar 2023 dürfen Arbeitgeber folgende Bescheinigungen grundsätzlich nur noch elektronisch, nicht mehr in Papierform, an die Agentur für Arbeit übermitteln:
• Arbeitsbescheinigung gemäß § 312 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III)
• Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts gemäß § 312a SGB III (EU-Arbeitsbescheinigung)
• Nebeneinkommensbescheinigung gemäß § 313 SGB III
Diese Pflicht gilt für alle Beschäftigungsverhältnisse, die ab dem 1. Januar 2023 beendet werden. Sie ist unabhängig von der Größe oder der Branche eines Unternehmens. Für Beschäftigungsverhältnisse, die bis zu diesem Stichtag beendet wurden, kann ein Arbeitgeber ebenfalls BEA nutzen.
Aktuell beträgt die Nutzung von BEA bei den Arbeitgebern in Deutschland 76%, die restlichen Bescheinigungen werden weiter in Papierform übersandt. Man geht davon aus, dass dies einerseits noch auf Informationsdefizite der Arbeitgeber zurückzuführen ist. Andererseits ist auch bekannt, dass noch nicht alle Softwareanbieter ihre Software auf das neue Verfahren umgestellt haben. In diesen Fällen sind die Arbeitgeber verpflichtet die kostenlose Standardversion der Sozialversicherung im Internet zur Übermittlung der Bescheinigungen zu nutzen, wenn die Lohnabrechnungssoftware des Arbeitgebers ein BEA-Modul nicht beinhaltet. Weitere Informationen zu BEA sind unter www.arbeitsagentur.de/BEA zu finden.
Die Vorschriften über Ordnungswidrigkeiten (§ 404 Abs. 2 Nr. 19 SGB III) gelten grundsätzlich auch bei elektronischer Übermittlung der Arbeitsbescheinigung, Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts sowie Nebeneinkommensbescheinigung. Zum 1. Januar 2023 wurden die Vorschriften um die Pflicht zur BEA-Nutzung ergänzt. Die Übermittlung auf anderem Wege stellt seitdem rechtlich eine Ordnungswidrigkeit dar.
Diese Regelung wurde durch den Gesetzgeber geschaffen, um über diesen digitalen Weg Arbeitgeber von Bürokratie zu entlasten und es gleichzeitig der Bundesagentur für Arbeit zu
ermöglichen, Anträge auf Arbeitslosengeld automatisierter zu bearbeiten. Leider scheitert dies in noch zu vielen Fällen an der fehlenden digitalen Übermittlung der Bescheinigungen durch die Arbeitgeber. Die Folge sind nicht unerhebliche Mehraufwände auf Seiten der BA und auch Verzögerungen für die betroffenen Kundinnen und Kunden.
Bitte wirken Sie auf Ihren Softwareanbieter ein, diese gesetzliche Anforderung in die Software einzubauen, um es allen Arbeitgebern möglichst einfach zu machen. Leider hat der Gesetzgeber die Verpflichtung ausschließlich an die Arbeitgeber gerichtet und nicht auch die entsprechenden Softwareanbieter einbezogen.
Für den Bereich des Kurzarbeitergeldes besteht ebenfalls die Möglichkeit, uns die Daten mit dem Verfahren KEA digital zu übermitteln. Für den Bereich des Kurzarbeitergeldes hat es der Gesetzgeber dem Arbeitgeber weiter freigestellt, welchen Weg er in Anspruch nehmen will. Auch hier gilt jedoch, dass digitale Anträge schneller und leichter zu bearbeiten sind wie in Papierform. Dies hilft ebenfalls dem jeweiligen Arbeitgeber.
Information der Agentur für Arbeit Regionaldirektion BW sowie handwerkBW
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