Der Gesetzgeber hat hierauf reagiert. Der Geschäftspartner oder Kunde eines Unternehmens soll auch bei elektronischen Nachrichten über die Identität seines Vertragspartners und die Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme umfassend informiert werden. Was die Pflichtangaben angeht, werden E-Mails im Geschäftsverkehr den Anforderungen eines Geschäftsbriefs gleichgestellt.

Pflichtangaben bei Unternehmen ohne Handelsregistereintrag ( z. B. Einzelunternehmen, Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
– Vor- und Nachname des Unternehmers bzw. der Gesellschafter. Bei der Gesellschaft bürgerlichen Rechts kann als Rechtsformzusatz GbR beigefügt werden
– Adresse des Geschäftssitzes
– Telefon- und Faxnummern sowie ein Weblink zur Internetseite sind nicht zwingend erforderlich, werden jedoch empfohlen.

Pflichtangaben bei Unternehmen mit Handelsregistereintrag ( z. B. e.K., UG (haftungsbeschränkt), GmbH, OHG)
– Firma und Rechtsformzusatz
– Adresse des Geschäftssitzes
– Organe der Gesellschaft unter Nennung des Vor- und Nachnamens (z. B. Geschäftsführer: Max Mustermann)
– Registergericht und -nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
– Telefon- und Faxnummern sowie ein Weblink zur Internetseite sind nicht zwingend erforderlich, werden jedoch empfohlen.

Die Aufnahme von Logos oder Links zu Social Media Plattformen sind möglich und zulässig, jedoch nicht erforderlich. Gesetzlich nicht vorgeschrieben ist die Aufnahme eines Disclaimers.

Wenn Unternehmen es versäumen, ihre E-Mail-Signatur mit den Pflichtangaben zu versehen, setzen sie sich der Gefahr von kostenpflichtigen Abmahnungen und Unterlassungsklagen aus.

Hinweis: Manchmal werden von Unternehmen die oben beschriebenen Signaturen mit einer eingescannten Unterschrift versehen. Von dieser Vorgehensweise kann nur abgeraten werden, da solche Bilddateien auch missbraucht werden können. So sind Fälle bekannt, wo Banküberweisungen mit solchen gescannten Unterschriften versehen wurden.